Табель учёта рабочего времени: таблица обозначений и кодов

Обозначения утверждены вместе с формами Т-12 и Т-13 постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1: 36 буквенных кодов и столько же цифровых (Я = 01, К = 06, ОТ = 09, Б = 19, В = 26). Работодатель выбирает, буквами или цифрами вести табель, и закрепляет этот выбор и свои дополнительные коды локальным нормативным актом. Чаще всего нужны шесть кодов: Я, В, ОТ, Б, К, РВ.

В Slidy можно описать отдел, график и отсутствия словами в разделе «Таблицы» → «Начать с ИИ» и получить табель таблицей с условными обозначениями.

Что говорит закон · ч. 4 ст. 91 ТК РФ, ч. 4 ст. 9 № 402-ФЗ

• «Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником». Этот учёт и ведут в табеле.
• Формы Т-12 и Т-13 с условными обозначениями утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
• С 1 января 2013 года унифицированные формы не обязательны к применению (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Формы первичных документов определяет руководитель (ч. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ); для бюджетной сферы их устанавливают по бюджетному законодательству, и такой табель здесь не разбираем.

Источник: ст. 91 ТК РФ, постановление Госкомстата № 1, ст. 9 № 402-ФЗ.

Проверено: октябрь 2026, base.garant.ru.

Таблица обозначений и кодов табеля: все 36 кодов

По указаниям к постановлению условные обозначения с титульного листа Т-12 применяются и в Т-13.

Шаг 1. Выберите буквенные или цифровые коды и способ учёта

Коды в табеле берут из одной системы на весь документ: либо буквенные, либо цифровые, но не вперемешку. Указания допускают один из двух способов учёта: сплошная регистрация явок и неявок или регистрация только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов). Для пятидневки обычно хватает отклонений, для сменного графика удобнее сплошная регистрация. Выбор закрепите в положении или приказе.

Шаг 2. Явки: Я, Н, РВ, С и часы в нижней строке

Для явок обозначения в табеле учёта рабочего времени ставят вместе с часами: в верхней строке ячейки код, в нижней часы и минуты. Ночные часы отмечают «Н», сверхурочные «С». Ноябрь 2026 года:

• обычный рабочий день — «Я» и «8» (продолжительность работы в дневное время); при сплошной регистрации так отмечают каждый рабочий день;
• 3 ноября — «Я» и «7»: предпраздничный день на час короче (ст. 95 ТК РФ);
• 4 ноября, День народного единства, — «В»;
• работа в субботу 28 ноября по приказу — «РВ» и «8».

Как писать два кода в одной ячейке (например, «Я/С» и «8/2»), закрепите в положении, потому что указания такую запись не описывают. Норма ноября 2026 года при 40-часовой неделе — 20 рабочих дней и 159 часов.

Шаг 3. Неявки в днях: отпуск, больничный, командировка — только код

Неявки, которые учитывают в днях (отпуск, временная нетрудоспособность, служебная командировка, учебный отпуск, гособязанности), отмечают только кодом, а нижнюю строку оставляют пустой. Основанием служит документ: приказ или листок нетрудоспособности.

• Отпуск 9–22 ноября — «ОТ» на все 14 календарных дней. Праздник внутри отпуска — «В»: в календарные дни отпуска он не входит (ст. 120 ТК РФ).
• Больничный 16–20 ноября — «Б»; без назначения пособия — «Т».
• Командировка 12–16 ноября — «К» на все дни по приказу, включая субботу и воскресенье.

Если сотрудник заболел во время ежегодного оплачиваемого отпуска, дни болезни отмечают «Б», а отпуск продлевают или переносят (ст. 124 ТК РФ). Как посчитать пособие, рассказали в статье о расчёте больничного.

Шаг 4. Выходные, простои, неявки и прогулы

• Выходные и праздники отмечают «В», дополнительный оплачиваемый выходной — «ОВ», без оплаты — «НВ».
• Не пришёл и не объяснил причину — «НН» (неявки по невыясненным причинам) до выяснения, затем код по документу или «ПР», если прогул оформлен.
• Отпуск без сохранения заработной платы по договорённости — «ДО», а когда работодатель обязан дать его по закону — «ОЗ».
• Простой по вине работодателя отмечают «РП», по причинам, не зависящим от сторон, — «НП», по вине работника — «ВП».

Код меняют только по документу.

Шаг 5. Свои коды: удалёнка и другие случаи

В постановлении нет кодов для удалённой работы, донорских дней, медосмотра, приостановки трудового договора. Раз форма своя, обозначения в табеле учёта рабочего времени можно дополнить: утвердить коды приказом или положением, пронумеровать после 36 и дать расшифровку. Коды из чужих таблиц (ПН, ПТД) без своего приказа не ставят. Для удалёнки часто используют «Я» с часами, и это тоже закрепите в акте. Совет: держите расшифровку использованных кодов внизу табеля.

Т-12 или Т-13: где коды и кто подписывает

• Форма Т-12 — табель учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда, коды напечатаны на её титульном листе. Если учёт времени и расчёт зарплаты ведут раздельно, раздел 2 можно не заполнять.
• Форма Т-13 нужна для автоматизированной обработки данных, коды в ней те же. Справочника кодов видов оплаты в постановлении нет.

Табель составляет в одном экземпляре уполномоченное лицо, подписывают руководитель подразделения и работник кадровой службы, затем его передают в бухгалтерию. Срок хранения табеля — 5 лет, при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет (ст. 402 Перечня, приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). О графике отпусков читайте в статье о форме Т-7.

Замените данные в квадратных скобках на свои: месяц, отдел, праздники и отсутствия.

Проверьте результат: у сотрудника, который отработал весь месяц, часы без учёта РВ равны норме (ноябрь 2026 года — 159), а в днях ОТ, Б и К часов нет.

В Slidy можно вставить этот промпт в разделе «Таблицы» → «Начать с ИИ», получить табель отдела таблицей с кодами и выгрузить его в Excel.

Пример условный, часы взяты по производственному календарю ноября 2026 года. Расшифровка: Я — работа днём, В — выходные и праздники, РВ — работа в выходной, ОТ — ежегодный основной оплачиваемый отпуск, Б — больничный, К — служебная командировка.

Чек-лист ошибок: обозначения в табеле учёта рабочего времени чаще всего путают так.

Ограничение: код не заменяет приказ и листок нетрудоспособности, основанием всегда остаётся документ.

Выпишите сотрудников, график и отсутствия за месяц, вставьте промпт, получите табель учёта рабочего времени с обозначениями и сверьте часы с нормой месяца.