График отпусков на 2026 год: форма Т-7 и образец

График отпусков определяет очередность ежегодных оплачиваемых отпусков на календарный год и обязателен и для работодателя, и для работника. Утверждают его не позднее чем за две недели до начала года: график на 2026 год — не позднее 17 декабря 2025 года, на 2027 год — не позднее 17 декабря 2026 года. Форма — Т-7 или своя, утверждённая в компании; в течение года в график вносят фактические даты и переносы.

В Slidy можно открыть готовый шаблон «График отпусков», внести сотрудников и периоды и выгрузить таблицу в Excel.

За нарушение трудового законодательства, в том числе за отсутствие графика отпусков, работодателя могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

До какого числа утверждают график

Правило «за две недели до года» в датах: график отпусков на 2026 год — не позднее 17 декабря 2025 года, на 2027 год — не позднее 17 декабря 2026 года. В 2026 году это четверг, так что вопрос о переносе с выходного не возникает. Готовить график начинают заранее, в октябре–ноябре: подразделениям нужно время согласовать даты, а профсоюзу — до пяти рабочих дней на мотивированное мнение.

Кому график можно не вести

По общему правилу график отпусков нужен любому работодателю с наёмными работниками, численность не важна. Исключение — микропредприятия и некоммерческие организации, которые отказались от локальных нормативных актов (ст. 309.2 ТК РФ): условия, которые обычно регулируют локальные акты, они включают в трудовые договоры по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства от 27.08.2016 № 858.

Форма Т-7 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года унифицированные формы не обязательны: можно вести свою форму или дополненную Т-7 — например, с графой об ознакомлении. Свою форму утверждают локальным актом. В Т-7 уже есть гриф «Утверждаю» и отметка о мнении профсоюза, поэтому отдельный приказ об утверждении не нужен.

Итого у Ивановой 28 календарных дней, обе части по 14.

В Slidy можно открыть готовый шаблон «График отпусков», внести сотрудников и периоды и выгрузить таблицу в Excel.

Пример: компания из 40 человек, 4 отдела; график отпусков на 2026 год составляли в октябре–ноябре 2025 года.

Шаг 1. Составьте список: кого включать и сколько дней

Включают всех, с кем на дату составления действует трудовой договор: совместителей, удалённых работников, работников по срочному договору, тех, кто в отпуске по уходу за ребёнком или на длительном больничном, и тех, кто собирается уволиться. Исполнителей по договорам ГПХ не включают — они не работники. Планируют все дни ежегодного оплачиваемого отпуска: основного — по общему правилу 28 календарных дней, у работающих инвалидов — не меньше 30 (ст. 115 ТК РФ), дополнительного и неиспользованные дни прошлых лет. Отпуска без сохранения заработной платы, учебные и по беременности и родам в график не вносят.

Шаг 2. Соберите пожелания по датам

Руководители четырёх отделов собирают даты в общую таблицу. Первыми выбирают те, кому закон даёт отпуск в удобное время, в частности:

• работники до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• работники с тремя и более детьми до 18 лет — пока младшему нет 14 (ст. 262.2 ТК РФ);
• муж — в период отпуска жены по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• совместители — одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ).

Есть и другие категории по федеральным законам. Пожелания этих работников лучше взять письменно.

Шаг 3. Сведите проект и уберите пересечения

Проект сводят в одну таблицу: отдел, должность, ФИО, дата начала, дата окончания, число дней. Проверяют:

• у каждого запланированы все дни;
• если отпуск разделён на части, это согласовано с работником, и хотя бы одна часть — не меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ);
• в отделе не уходят одновременно все ключевые сотрудники.

Указывайте точную дату начала, а не только месяц: от неё отсчитывают две недели на извещение.

Шаг 4. Согласуйте и утвердите

Проект визируют руководители подразделений, подписывает руководитель кадровой службы. Если есть профсоюз, проект направляют ему: мотивированное мнение он даёт не позднее пяти рабочих дней (ст. 372 ТК РФ), а в форме Т-7 отмечают, что мнение учтено. Руководитель ставит подпись и дату в грифе «Утверждаю» — не позднее чем за две недели до начала года.

Шаг 5. Ознакомьте работников и оформите лист ознакомления

В ст. 123 ТК РФ требования знакомить с самим графиком под подпись нет — обязательным названо извещение о начале отпуска. Но график утверждают в порядке, установленном для локальных актов, а с ними по ст. 22 ТК РФ знакомят под роспись, — поэтому безопаснее ознакомить. Есть три способа: дополнительные графы в форме (подпись и дата), лист ознакомления — приложение к графику — или журнал. В лист можно добавить строку «с разделением отпуска на части согласен». Подпись в листе не заменяет извещения о начале отпуска под роспись за две недели.

Сначала шапка формы: наименование организации, номер и дата составления документа, год, на который составлен график, гриф «Утверждаю» и отметка о мнении профсоюза. Внизу формы — подпись руководителя кадровой службы.

Графы 1–6 заполняют при планировании, 7–9 — в течение года, по мере ухода в отпуск и переносов. Порядок работников — любой: по алфавиту, по отделам, по датам.

Пример с праздником: отпуск 14 календарных дней с 01.06.2026. Нерабочий праздничный день 12 июня в число дней отпуска не включается (ст. 120 ТК РФ), поэтому последний день отпуска — 15.06.2026. В таблице Excel число дней считают так: «дата окончания − дата начала + 1» минус праздничные дни периода: 15 дней − 1 праздничный день = 14.

Т-7 — для подписи, календарь — для планирования работы; вести удобно оба.

График отпусков — не «раз и навсегда». Переносы оформляют по соглашению с работником на основании документа в произвольной форме и отмечают в графах 8–9. Новых сотрудников, принятых после утверждения, добавляют в график или отпускают по заявлению. Если работника известили о начале отпуска позже чем за две недели или не оплатили отпуск вовремя, по его письменному заявлению отпуск переносят. Перенести отпуск на следующий год можно только в исключительных случаях и с согласия работника (ст. 124 ТК РФ).

Составьте список сотрудников и дней отпуска и заполните форму Т-7 по шагам — или соберите график отпусков таблицей, чтобы увидеть периоды всех сотрудников вместе.