Расчёт отпускных в 2026: калькулятор онлайн и своя таблица

Сумма отпускных — это средний дневной заработок, умноженный на число календарных дней отпуска. Средний дневной заработок = заработок за расчётный период (12 календарных месяцев перед отпуском) / 12 / 29,3. Если месяцы отработаны не полностью, вместо «12 × 29,3» берут фактически учитываемые дни. В своей таблице, в отличие от калькулятора, видна каждая строка расчёта — её можно приложить к записке-расчёту.

В Slidy можно открыть готовый шаблон таблицы «Расчёт отпускных», подставить свои цифры и выгрузить таблицу в Excel.

Отпускные считают из среднего заработка, а не из оклада: все выплаты по системе оплаты труда за 12 календарных месяцев, кроме сумм за исключаемые периоды.

Расчётный период: 12 календарных месяцев

Расчётный период — 12 календарных месяцев перед отпуском. Календарный месяц — с 1-го по 30-е или 31-е число, в феврале — по 28-е или 29-е (п. 4 Положения). Для отпуска с 1 октября 2026 года это период с 1 октября 2025 по 30 сентября 2026 года.

Если заработка в периоде не было, берут предшествующие 12 месяцев, если нет и их — заработок за отработанные дни месяца, когда начался отпуск, а если нет и его — оклад (п. 6–8 Положения).

Какие периоды и выплаты исключают

Из расчётного периода исключают время и начисленные за него суммы (п. 5 Положения), если сотрудник:

• болел или был в отпуске по беременности и родам и получал пособие;
• был в командировке или в отпуске — за ним сохранялся средний заработок;
• брал отпуск без сохранения зарплаты или другие дни без оплаты;
• простаивал по вине работодателя или по независящим от сторон причинам.

В заработок не входят социальные выплаты: материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения (п. 3 Положения).

Срок выплаты и НДФЛ

Срок выплаты отпускных — не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). За нарушение срока работодателя штрафуют по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ. НДФЛ с отпускных удерживают при выплате. Ставка 13 % действует, пока доход с начала года не больше 2,4 млн руб., с части сверх этой суммы — 15 %, дальше ставки растут (ст. 224 НК РФ). Налог считают в полных рублях (п. 6 ст. 52 НК РФ). Работодатель также начисляет на отпускные страховые взносы.

Отпускные = СДЗ × Д, где СДЗ = З / (12 × 29,3)

В З входят оклад, премии и надбавки по системе оплаты труда. Премии учитывают по правилам п. 15 Положения — подробнее в памятке ниже. По этой же формуле считают компенсацию за неиспользованный отпуск (п. 10 Положения).

Если месяц отработан не полностью

Когда в периоде есть не полностью отработанный месяц, формула меняется (п. 10 Положения):

СДЗ = З / (29,3 × полные месяцы + дни неполных месяцев)

Дни неполного месяца = 29,3 / календарные дни месяца × календарные дни, приходящиеся на отработанное время.

Пример: в месяце 30 дней, из них 10 — больничный: 29,3 / 30 × 20 = 19,53 дня. Как округлять, Положение не говорит; здесь — до сотых.

Калькулятор отпускных дней: сколько дней оплачивают

В формулу идут календарные дни отпуска, включая выходные. Нерабочие праздничные дни, которые выпали на отпуск, в число дней отпуска не входят (ст. 120 ТК РФ). Основной отпуск — 28 календарных дней за рабочий год (ст. 115 ТК РФ), то есть 28 / 12 ≈ 2,33 дня за месяц. Что входит в отпускной стаж, определяет ст. 121 ТК РФ.

Один сотрудник, отпуск 28 календарных дней, оклад 60 000 ₽, НДФЛ с отпускных по ставке 13 %. Вариант 1 — период отработан полностью: заработок за 12 месяцев 720 000 ₽. Вариант 2 — в месяце из 30 дней было 10 календарных дней больничного, за этот месяц начислено 40 000 ₽ (условно): заработок без пособия 700 000 ₽, учитываемые дни = 29,3 × 11 + 19,53 = 341,83.

Средний дневной заработок округлён до копеек, НДФЛ — до рубля. Когда больничный исключён правильно, средний дневной заработок не меняется: без округления дней вариант 2 даёт те же 2 047,78 ₽. Разница в 56 копеек — от округления 19,53.

Если тот же заработок 700 000 ₽ разделить на 12 и на 29,3, не отметив больничный, получится 1 990,90 ₽ в день, а сумма отпускных — 55 745,20 ₽, на 1 593,20 ₽ меньше. Это самая частая причина расхождения с онлайн-калькулятором.

В Slidy можно взять шаблон «Расчёт отпускных», заменить цифры примера своими и выгрузить таблицу в Excel.

Калькулятор онлайн или своя таблица: что когда удобнее

Калькулятор удобен, чтобы быстро прикинуть сумму отпускных в простом случае: период отработан полностью, премий нет. Таблица нужна, чтобы видеть расчёт по месяцам, хранить его, пересчитать при переносе дат или показать руководителю. Если в периоде есть исключаемые дни, премии и надбавки или индексация зарплаты, результат калькулятора перепроверьте по таблице.

Формула в 2026 году не менялась: делитель 29,3 и 12 месяцев закреплены в ст. 139 ТК РФ. Что учесть:

1. Новое Положение. С 1 сентября 2025 года средний заработок считают по Положению из постановления № 540, прежнее постановление № 922 утратило силу. 2026-й — первый полный год расчёта по нему.
2. МРОТ. Если сотрудник полностью отработал расчётный период и норму времени, его средний месячный заработок не может быть ниже МРОТ (п. 18 Положения). С 1 января 2026 года федеральный МРОТ — 27 093 ₽ в месяц (закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ).
3. НДФЛ с отпускных. Пороги ставок проверяйте на дату выплаты: с части дохода сверх 2,4 млн руб. за год ставка уже 15 %.

Памятка: на чём расходятся онлайн-калькуляторы

1. Исключаемые периоды. Их не ввели или исключили дни, но оставили суммы. Проверка: у месяца с больничным меньше и дней, и заработка.
2. Не полностью отработанный месяц. Дни считают или округляют иначе. Проверка: 29,3 / дни месяца × отработанные дни.
3. Премии и надбавки. Если период отработан не полностью, премии берут пропорционально, кроме ежемесячных и квартальных за отработанное время — их берут целиком; годовую за прошлый год учитывают независимо от даты начисления (п. 15 Положения)уточняется: эксперт: сверить порядок учёта квартальных и годовых премий. Проверка: отдельная строка премий.
4. Индексация зарплаты. Коэффициент повышения оклада применяют, только если оклады повысили всей организации или подразделению (п. 16 Положения). Проверка: новый оклад / старый для месяцев до повышения.
5. МРОТ. Сравнение с МРОТ делают не все калькуляторы. Проверка: при полностью отработанном периоде средний месячный заработок не ниже 27 093 ₽; в варианте 1 это около 60 000 ₽ (2 047,78 × 29,3).
6. Ввод. Вписали зарплату «на руки» вместо начисленной или посчитали праздники внутри отпуска. Проверка: суммы — из расчётных листков, дни — по календарю.

1. Соберите заработок по месяцам расчётного периода и даты исключаемых периодов.
2. Подставьте цифры в таблицу.
3. Сверьте сумму отпускных с начислением, проверьте срок выплаты отпускных и сохраните расчёт.

Подробный разбор формулы — в статье «Расчёт отпускных в 2026 году: формула и пример на 14 дней», бланк — в статье «Заявление на отпуск».