График сменности: образец, утверждение и учёт часов

График сменности — обязательный при сменной работе документ, в котором по дням расписаны смены каждого работника. Составляет его кадровик или руководитель подразделения. Утверждает руководитель организации приказом, грифом «УТВЕРЖДАЮ» или как приложение к коллективному договору, учитывая мнение представительного органа работников, если он есть. Знакомят под подпись не позднее чем за месяц до введения в действие (ч. 4 ст. 103 ТК РФ).

В Slidy можно в разделе «Таблицы» → «Начать с ИИ» описать смены, работников и период и получить таблицу графика сменности по этому описанию.

Что значит сменный график работы и при чём тут график сменности

В вакансиях «сменным графиком» называют любой режим с плавающими выходными: 2/2, 3/3, сутки через трое. По ч. 1 ст. 103 ТК РФ сменная работа идёт в две, три или четыре смены в сутки, и документ обязателен именно для неё. Одна смена в сутки с выходными в разные дни означает рабочую неделю с выходными по скользящему графику (ст. 100 ТК РФ), её режим закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка или трудовом договоре.

Есть ли унифицированная форма графика сменности

Нет. В постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 с формами по учёту труда (Т-1 — Т-73) графика сменности нет, поэтому форму разрабатывает работодатель, а кода по ОКУД у неё нет. Табель Т-12 или Т-13 фиксирует факт, а график задаёт план. Коды явок и ночных часов в табеле разобраны отдельно.

Образец: двухсменный участок, 4 работника, декабрь 2026

Организация и люди условные. Участок фасовки ООО «Северный двор» работает по будням в две смены. Текст образца:

● Шапка: «УТВЕРЖДАЮ. Директор ООО „Северный двор“ К. Л. Смирнов, 26.10.2026»; «График сменности № 12 на декабрь 2026 года».

● Параметры: учётный период — месяц; смена I — 06:00–14:30, смена II — 13:30–22:00; перерыв 30 минут в рабочее время не входит; продолжительность смены — 8 часов; чередование прямое, бригады меняются сменами каждую неделю.

● Бригады: 1 — Андреев и Белова, 2 — Волков и Громова.

I и II означают номер смены, В — выходной. Под таблицей стоят строка «Мнение представительного органа работников учтено: мотивированное мнение от 23.10.2026 № 7» (без профсоюза её не заполняют) и подпись «Составил: специалист по кадрам О. В. Ершова».

У каждого 22 смены × 8 ч = 176 ч. Норма рабочего времени декабря 2026 года при 40-часовой неделе тоже 176 часов. Рабочих дней 22, потому что на четверг 31 декабря перенесён выходной с 4 января (постановление Правительства от 24.09.2025 № 1466, проверено: октябрь 2026). Отклонение нулевое, подписи стоят 28 октября, больше чем за месяц до 1 декабря.

Шапка: организация, гриф и номер

Укажите организацию и подразделение, справа поставьте гриф «УТВЕРЖДАЮ» с должностью, подписью, расшифровкой и датой или строку «Утверждён приказом от … № …». Ниже идут название «График сменности на [месяц, квартал] [год]», номер и дата. Период в названии равен учётному периоду или его части.

Параметры режима: смены, время, перерыв, чередование

Над таблицей перечислите учётный период, число смен в сутки, время начала и окончания каждой смены, перерыв для отдыха и питания (в рабочее время не включается, ст. 108 ТК РФ), продолжительность смены и порядок чередования смен: прямой (I → II → III) или обратный.

Ночное время длится с 22 до 6 часов. Работу (смену) в ночное время сокращают на час без последующей отработки (ст. 96 ТК РФ). Исключение — работники с сокращённым временем и принятые специально для ночной работы, если коллективный договор не предусматривает иного. Беременных и работников до 18 лет к ночной работе по общему правилу не допускают.

Таблица смен по дням

На каждого работника заводят колонку с ФИО и табельным номером, в строках идут дни месяца. В ячейках ставят номер смены (I, II, III) или «В». По колонке проверьте две вещи: нет ли двух смен подряд (ч. 5 ст. 103 ТК РФ) и есть ли раз в неделю непрерывный отдых не меньше 42 часов (ст. 110 ТК РФ). В образце между неделями проходит от 56 часов.

Часы и норма учётного периода

Под днями идут четыре строки: «итого смен», «итого часов» (смены × часы смены), «норма часов» и «отклонение». Норму рабочего времени берут по производственному календарю 2026 года для 40-часовой недели (ст. 91 ТК РФ), при сокращённом времени она меньше.

Если дневную или недельную продолжительность выдержать нельзя, вводят суммированный учёт рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Тогда часы за учётный период не должны превышать нормы. Сам период бывает не длиннее года, а на вредных и опасных работах обычно не длиннее трёх месяцев. Порядок закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка.

Плюс в «отклонении» при планировании означает, что график пора переделать. Часы сверх нормы по факту становятся сверхурочной работой (ст. 99 ТК РФ).

Утверждение и ознакомление: что говорит закон

Порядок утверждения:

1. Проект графика.

2. Мнение профсоюза, если он есть.

3. Подпись руководителя в грифе «УТВЕРЖДАЮ» или приказ.

4. Ознакомление под подпись: подписи работников с датой.

Микропредприятие, а также некоммерческая организация в пределах численности и дохода, установленных Правительством, вправе не принимать график сменности, если пропишет режим в трудовых договорах по типовой форме (ст. 309.1 и 309.2 ТК РФ). Похожий порядок действует для графика отпусков.

Если смены по 12 часов и выходные плавают

Документ тот же, меняется таблица: смены «Д» и «Н» или I и II по суткам. Почти всегда нужен суммированный учёт с периодом больше месяца по правилам внутреннего трудового распорядка, иначе часы не сойдутся с нормой. Ночную смену 20:00–08:00 сокращают на час по ст. 96.

Даты выходных по производственному календарю и подписи в готовой таблице проверьте сами, потому что нейросеть их не знает.

В Slidy можно вставить этот промпт в раздел «Таблицы» → «Начать с ИИ» и получить таблицу графика сменности.

Соберите таблицу по промпту, сверьте часы с нормой рабочего времени за учётный период и за месяц до начала дайте работникам подписать график.