Письмо-запрос коммерческого предложения: образец и срок

Письмо-запрос коммерческого предложения — обращение покупателя к поставщику с просьбой рассчитать цену и условия по конкретной потребности. Одно и то же письмо с одной формой ответа и одной датой уходит нескольким поставщикам, поэтому ответы можно сравнить. Запрос не создаёт договор. Чтобы подробное письмо не приняли за оферту, в нём пишут, что оно не обязывает заключить договор.

В Slidy в инструменте «Коммерческое предложение» можно описать закупку и получить черновик письма-запроса.

В полном письме два приложения: «Спецификация» и «Форма ответа». В обоих образцах ООО «Ромашка» покупает 40 кресел, данные условные.

Короткий вариант: образец письма поставщику на почту

Письма с запросом КП хватает для разовой покупки понятного товара.

Тема: Запрос КП: офисные кресла, 40 шт., поставка в Москву до 11.12.2026

Здравствуйте, Иван!

ООО «Ромашка» покупает 40 офисных кресел для нового офиса: сетчатая спинка, регулировка высоты, аналоги подходят. Поставка до 11.12.2026 в Москву, [адрес], с доставкой и подъёмом на этаж.

Просим прислать коммерческое предложение до 18:00 16.11.2026 в форме из вложения.

Запрос отправлен нескольким поставщикам, не является офертой и не обязывает нас заключить договор.

С уважением, Анна Смирнова, ООО «Ромашка» +7 (000) 000-00-00, zakupki@example.ru

Развёрнутый вариант: образец на бланке организации

Запрос на бланке нужен при крупной сумме или незнакомом поставщике.

Бланк ООО «Ромашка» с реквизитами

09.11.2026 № 118/11

Генеральному директору ООО «Вектор» И. П. Соколову

О предоставлении коммерческого предложения

Уважаемый Иван Петрович!

ООО «Ромашка» открывает офис на 40 рабочих мест и выбирает поставщика кресел. Просим подготовить коммерческое предложение по спецификации (приложение 1).

Мы рассчитываем на такие условия:

1. Поставка до 11.12.2026, Москва, [адрес], доставка и подъём на этаж силами поставщика.
2. Оплата: аванс 30 %, остаток 70 % в течение 5 рабочих дней после поставки. Если вам подходят другие условия, укажите их в ответе.
3. Гарантия не менее 12 месяцев.

Заполните форму ответа (приложение 2), её получают все поставщики. Срок действия предложения нужен не менее 30 календарных дней.

Ответ ждём до 18:00 16.11.2026 на zakupki@example.ru. Вопросы принимает Анна Смирнова, +7 (000) 000-00-00; ответы на уточнения мы отправим всем участникам запроса.

Запрос не является офертой и не обязывает ООО «Ромашка» заключить договор. Расходы на подготовку предложения каждая сторона несёт сама.

С уважением, Генеральный директор ________ П. С. Орлов

Приложение:

1. Спецификация на 1 л. в 1 экз.
2. Форма ответа на 1 л. в 1 экз.

Абзац по необходимости: «Спецификацию передаём как конфиденциальную и просим не раскрывать её третьим лицам».

Каждая строка формы — это то, что вы потом сравните в таблице. Поэтому форму готовят до письма. Она приводит ответы к сопоставимым условиям.

Порядок действий:

1. Опишите потребность в спецификации: характеристики товара, объём закупки, условия поставки.
2. Выберите адресатов. Ориентир редакции — 3–5 независимых поставщиков.
3. Подготовьте форму ответа.
4. Поставьте дату ответа и отправьте всем одно письмо. Ответ на вопрос поставщика разошлите всем.
5. Сведите ответы в таблицу.

Условия пишите как ожидание покупателя: «рассчитываем на».

ГОСТ Р 7.0.97-2025 применяется добровольно (ч. 1 ст. 26 № 162-ФЗ), обязателен, только если закреплён в вашей инструкции по делопроизводству. По стандарту в письме не ставят название вида документа и место составления, а тему выносят в заголовок с предлогом «О».

Срок ответа на запрос коммерческого предложения не установлен ни ГК РФ, ни 44-ФЗ. Его назначает покупатель, а поставщик не обязан в него укладываться.

Считайте в рабочих днях с учётом праздников, в письме ставьте дату и время. В примере 16.11.2026 — пятый рабочий день после 09.11.2026.

Срок действия предложения называет поставщик. Просите срок не короче вашего согласования, это фиксация цены на время решения. 30 календарных дней в образце тоже ориентир.

• Оферта — достаточно определённое предложение конкретным лицам с существенными условиями и намерением заключить договор (п. 1 ст. 435). Если конкретному лицу направлены условия, достаточные для договора, намерение предполагается, пока в предложении или обстоятельствах нет обратного (п. 8 Пленума ВС РФ от 25.12.2018 № 49). Поэтому подробному письму нужна оговорка.
• Обращение к неопределённому кругу — приглашение делать оферты, если прямо не сказано иное (п. 1 ст. 437). Адресное письмо по смыслу тоже приглашение.
• Офертой обычно становится ответ поставщика. Он связывает поставщика с момента получения (п. 2 ст. 435) и до конца срока действия предложения, который поставщик назвал в нём, не отзывается, если не оговорено иное (ст. 436). Срока ответа на запрос эти правила не касаются. Ответ покупателя «согласны, но со скидкой» — новая оферта (ст. 443).
• Стороны свободны в переговорах и сами несут расходы. Неполные или недостоверные сведения и внезапный неоправданный разрыв предполагаются недобросовестными, возможны убытки (п. 1–3 ст. 434.1).
• Сведения, переданные как конфиденциальные, нельзя раскрывать и использовать ненадлежащим образом даже без договора (п. 4 ст. 434.1). Чужую цену с такой пометкой другому поставщику не пересылайте.

Источник: ГК РФ, ст. 434.1, 435, 436, 437, Пленум № 49.

Проверено: ноябрь 2026, ГАРАНТ.

Частная компания вне перечня заказчиков 223-ФЗ (ч. 2 ст. 1) эти законы в письме не применяет, поэтому ссылки на них и код товара по классификатору ОКПД2 ей не нужны.

Госзаказчик собирает цены для расчёта начальной (максимальной) цены контракта, НМЦК. Метод анализа рынка приоритетен (ч. 6 ст. 22 44-ФЗ), данные можно получить по запросу поставщикам и через запрос цен в единой информационной системе (ч. 5 ст. 22). «Не менее пяти» поставщиков и «не менее трёх» цен — рекомендации п. 3.7.1 и 3.19 приказа Минэкономразвития от 02.10.2013 № 567. По 223-ФЗ порядок обоснования цены задаёт положение о закупке (ч. 2 ст. 2).

Проверено: ноябрь 2026, ГАРАНТ. Ст. 22, ст. 24 44-ФЗ, приказ № 567, ст. 3 223-ФЗ.

Сравнение предложений начните с итога, включая доставку, потом смотрите срок, оплату, гарантию и срок действия. При вычете НДС смотрите сумму без НДС (ставка 22 %, п. 3 ст. 164 НК РФ; вычет при условиях ст. 171, 172 НК РФ), без вычета — итог к оплате.

Поставщик В дешевле всех к оплате, но при решении 20.11.2026 не успевает к 11.12.2026, а при вычете выгоднее Б с его 306 557 ₽ без НДС. Б дешевле А в обоих расчётах, поэтому выбираем его.

Прислали общий прайс — попросите заполнить форму.

В Slidy можно вставить этот промпт в инструмент «Коммерческое предложение» и получить черновик письма.

В поле «Объём» выберите «1–2 страницы». Промпт сразу говорит, что письмо пишет покупатель, иначе получится КП продавца.

Соберите письмо в Slidy, поставьте дату ответа и отправьте одинаковый текст всем поставщикам.