Короткий ответ: что такое должностная инструкция и кто её подписывает

Должностная инструкция — это локальный нормативный акт работодателя, в котором по конкретной должности прописаны должностные обязанности, права, ответственность и требования к квалификации. Трудовой договор задаёт трудовую функцию, инструкция её детализирует. Утверждает документ руководитель организации или лицо, уполномоченное приказом: грифом «УТВЕРЖДАЮ» на первом листе или отдельным приказом об утверждении. Работник инструкцию не «подписывает», а расписывается об ознакомлении — до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

На выходе — документ Word под должность, который проверяет кадровик и утверждает руководитель.

Собрать должностную инструкцию под должность и скачать в Word

В Slidy можно собрать должностную инструкцию под конкретную должность по вводным — название, подчинённость, задачи — и скачать готовый документ в Word.

Сделать в Slidy

Как это делается: по шагам — составляем должностную инструкцию под должность

Пять шагов на одном примере: менеджер по продажам в ООО «Пример». Названия и цифры условные. После каждого шага — одна строка о том, где чаще всего спотыкаются.

ТК РФст. 8, 57, 60, 68, 72, 74
Что говорит закон

В Трудовом кодексе термина «должностная инструкция» нет. Документ принимает сам работодатель как локальный нормативный акт (ст. 8). Трудовая функция — обязательное условие трудового договора (ст. 57), требовать работу вне неё нельзя (ст. 60). С локальными актами, связанными с работой, знакомят под подпись до подписания трудового договора (ст. 68). Изменить трудовую функцию можно только с письменного согласия работника (ст. 72). Если условия меняются по организационным или технологическим причинам, работника уведомляют не меньше чем за два месяца (ст. 74). Роструд в письмах называет инструкцию необязательным документомуточняется: эксперт: реквизиты писем Роструда.

Первоисточник: Трудовой кодекс РФуточняется: редакция: ссылки на конкретные статьиПроверено: сентябрь 2026уточняется: эксперт

Шаг 1. Решаем, нужна ли должностная инструкция и в какой форме

Для коммерческой организации инструкция не обязательна. Но без неё нельзя требовать то, чего нет в трудовом договоре (ст. 60 ТК РФ), а отказ в приёме на работу и взыскание за невыполнение обязанностей обосновать сложнее. Обязательна она для госслужащих (должностной регламент) и отдельных категорий по ведомственным актам, например для частных охранников и персонала ядерных объектовуточняется: эксперт: перечень категорий.

Формат выбираем сразу, от него зависит порядок изменений:

  • Отдельный локальный акт. Меняется приказом, работник знакомится с новой редакцией под подпись.
  • Приложение к трудовому договору. Любое изменение — только через дополнительное соглашение.

В нашем ООО 12 менеджеров по продажам. Значит, одна типовая инструкция под должность, а не 12 индивидуальных.

Совет

если в штате больше нескольких человек, делайте отдельный акт под каждую должность из штатного расписания.

Шаг 2. Собираем вводные: должность, подчинённость, профстандарт

Кто пишет? Обязанности готовит руководитель подразделения: только он знает, что человек делает на самом деле. Кадровик проверяет соответствие ТК РФ, юрист — остальным нормам.

Что собрать до первой строчки:

  • Точное название должности по штатному расписанию.
  • Кому подчиняется, кто в подчинении, кто замещает.
  • Реальные задачи и результаты, которые ждут от должности.
  • Требования к образованию и опыту: из профстандарта, если он обязателен по закону, или как ориентируточняется: эксперт: когда профстандарт обязателен, ст. 195.3 ТК РФ. Нет профстандарта — квалификационный справочник (ЕКС, ЕТКС).
Совет

не берите типовой шаблон из интернета «как есть». Общие фразы потом не применить к конкретному человеку.

Шаг 3. Заполняем разделы должностной инструкции по каркасу

Единого стандарта нет, но на практике сложилось семь разделов. Каркас с формулировками для нашего менеджера:

РазделЧто обязательно указатьФормулировка для менеджера по продажам
1. Общие положенияКатегория должности, подчинённость, кто назначает и освобождает, кто замещает, чем руководствуетсяОтносится к категории специалистов, подчиняется руководителю отдела продаж, назначается приказом генерального директора, на время отсутствия его замещает старший менеджер
2. Требования к квалификацииОбразование, опыт, знания и навыки, ссылка на профстандартВысшее или среднее профессиональное образование, опыт в продажах от 1 года, знание CRM
3. Должностные обязанностиКонкретные виды работ, а не «выполняет поручения руководства»; отдельно общие: дисциплина, локальные актыВедёт заявки в CRM в день поступления; готовит коммерческие предложения по шаблону; передаёт подписанные договоры в бухгалтерию на следующий рабочий день
4. ПраваЗапрашивать информацию, подписывать документы, вносить предложенияЗапрашивать у бухгалтерии сведения об оплатах своих клиентов; предлагать условия скидок
5. ОтветственностьЗа неисполнение обязанностей, нарушение дисциплины, разглашение коммерческой тайны — в пределах ТК РФОтвечает за достоверность данных в CRM и сохранность коммерческой тайны в пределах ТК РФ
6. Взаимоотношения и связи по должностиС кем, какие документы, в какие срокиПолучает от бухгалтерии акты сверки до 5 числа; сдаёт руководителю отчёт по воронке каждую пятницу
7. Порядок внесения изменений и ознакомленияКак меняется документ, как знакомят работникаИзменения вносятся приказом директора, работник знакомится с новой редакцией под подпись

Правило для третьего раздела: одна обязанность = один глагол действия + измеримый результат. «Ведёт заявки в CRM в день поступления» проверить можно. «Работает с клиентами» — нет.

Совет

обязанности не должны выходить за трудовую функцию из договора.

Шаг 4. Оформляем реквизиты: гриф «УТВЕРЖДАЮ», номер, визы

Утверждённой формы нет, оформляют по правилам организации. Но на первом листе всегда:

  • Наименование организации — как в учредительных документах.
  • Заголовок: «Должностная инструкция менеджера по продажам».
  • Гриф «УТВЕРЖДАЮ»: должность руководителя, подпись, ФИО, дата утверждения. Обычно в правом верхнем углу.
  • Регистрационный номер и дата, если ведётся учёт локальных актов.
  • Визы согласования: юрист, кадровая служба, руководитель подразделения.
  • В конце — отметка об ознакомлении: «С инструкцией ознакомлен(а)», подпись, расшифровка, дата.
Совет

без даты утверждения не доказать, с какого дня инструкция действует.

Шаг 5. Кто подписывает должностную инструкцию, сколько экземпляров и как ознакомить работника

Три роли — три подписи:

  • Утверждает руководитель организации или тот, кому это право передано приказом. Два способа: гриф на документе или приказ об утверждении.
  • Согласуют визами юрист, кадровик и руководитель подразделения.
  • Знакомится под подпись работник — до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ): в самой инструкции, в листе ознакомления, в журнале или через кадровый ЭДО.

Сколько экземпляров? Нормой количество не закреплено, скажем прямо. На практике делают три экземпляра: оригинал в отделе кадров, по одному у руководителя подразделения и у работника.

Работник отказался подписывать? Составляют акт об отказе, копию вручают. Обязанности при этом всё равно определяются трудовым договором.

Совет

ознакомьте до первого рабочего дня. Иначе требовать исполнения обязанностей за прошедшие дни не получится.

Готовый промпт: собрать должностную инструкцию под свою должность

Заполните поля в квадратных скобках. На выходе — документ по 7 разделам с блоком реквизитов. Можно также добавить пример инструкции, чтобы нейросеть видела пример.

Инструмент «Инструкция» в Slidy: в поле задачи вставлен промпт на должностную инструкцию бухгалтера, ниже уточнения — детализация, язык, тон, тип инструкции
ГОТОВЫЙ ПРОМПТ

Составь должностную инструкцию для должности [название должности по штатному расписанию] в [название организации, форма — ООО/ИП/АО]. Подразделение: [отдел]. Подчиняется: [должность руководителя]. В подчинении: [должности или «нет»]. Замещает на время отсутствия: [должность]. Ключевые задачи и результаты должности: [3–6 задач с измеримым результатом]. Требования: образование [уровень и профиль], опыт [лет], знания и навыки [список], профстандарт [название и код или «не применяется»]. Структура документа — 7 разделов: 1. Общие положения (категория должности, порядок назначения и освобождения, подчинённость, замещение, чем руководствуется в работе). 2. Требования к квалификации. 3. Должностные обязанности — каждая обязанность отдельным пунктом, с глаголом действия и результатом, без общих фраз вроде «выполняет поручения руководства»; отдельно — общие обязанности (трудовая дисциплина, локальные акты, коммерческая тайна). 4. Права. 5. Ответственность — в пределах ТК РФ и локальных актов. 6. Взаимоотношения и связи по должности. 7. Порядок внесения изменений и ознакомления. Добавь блок реквизитов: наименование организации, гриф «УТВЕРЖДАЮ» (должность, подпись, ФИО, дата), регистрационный номер и дата, визы согласования (юрист, кадровая служба, руководитель подразделения), отметка об ознакомлении работника (подпись, расшифровка, дата). Стиль — деловой, без канцелярита, пункты нумерованы. Не придумывай обязанности, которых нет в задачах выше; если данных не хватает — оставь поле в квадратных скобках.

— Вставьте в Slidy или в любую нейросеть

ГДЕ РАБОТАЕТ ПРОМПТ
Slidy
ChatGPT
Claude
Gemini

Результат — черновик. Его проверяет кадровик и утверждает руководитель, а формулировки обязанностей нужно сверить с реальной работой.

Готовая должностная инструкция бухгалтера в редакторе Slidy: гриф «УТВЕРЖДАЮ», регистрационный номер, раздел «Общие положения», кнопка «Скачать»

Собрать должностную инструкцию под должность и скачать в Word

В Slidy можно вставить этот промпт в инструмент «Инструкция», получить структурированный документ по разделам, поправить формулировки в браузере и скачать в Word.

Попробовать

Что получается в итоге: образец должностной инструкции под должность

Знакомо: открываете скачанный шаблон, а там «выполняет поручения руководства» и «соблюдает правила»? Ни грифа, ни даты, ни одной обязанности, которую можно проверить. Это «было».

«Стало» — инструкция менеджера по продажам с семью разделами. Обязанности с результатом, реквизиты на месте, внизу отметка об ознакомлении.

Чек-лист перед подписью
  • Название должности совпадает со штатным расписанием.
  • Обязанности конкретные, у каждой есть результат.
  • Нет функций, которых нет в трудовом договоре.
  • Требования к квалификации не противоречат обязательному профстандарту.
  • Есть гриф «УТВЕРЖДАЮ», дата и номер.
  • Стоят визы юриста и кадровика.
  • Есть отметка об ознакомлении с датой.
  • Прописан порядок внесения изменений.

Цифры и формулировки в примере условные. Перед утверждением документ проверяет кадровик.

Ограничения и частые ошибки в должностной инструкции

ПАМЯТКА

Чего точно не стоит делать

  1. Скачать типовой шаблон и не адаптировать. Обязанности из него не применить к конкретному человеку.
  2. Писать общими и двусмысленными фразами вроде «и другие поручения». В трудовом споре такие формулировки трактуются не в пользу работодателя.
  3. Включать обязанности вне трудовой функции по договору. Это нарушение ст. 60 ТК РФ.
  4. Забыть гриф утверждения и дату. Не доказать, с какого дня инструкция действует.
  5. Не ознакомить работника под подпись. Взыскать за неисполнение не получится.
  6. Изменить трудовую функцию приказом без письменного согласия работника. Изменения не действуют. Если условия меняются по ст. 74 ТК РФ, нужно уведомление не меньше чем за два месяца.
  7. Занизить требования к квалификации ниже обязательного профстандарта. Риск при проверке.
  8. Оформить рабочую профессию «как для служащих». Для рабочих составляют рабочую (производственную) инструкцию по ЕТКС, а не должностную.

Ограничение промпта и сервиса одно: результат нужно сверить с реальными задачами и утвердить по процедуре. Юридическую проверку инструмент не заменяет.

Что сделать прямо сейчас: собрать должностную инструкцию под должность

Соберите инструкцию под свою должность по промпту из статьи, пройдите чек-лист из 8 пунктов, отдайте на визу кадровику и на утверждение руководителю.

Собрать должностную инструкцию под должность и скачать в Word

В Slidy можно собрать должностную инструкцию под должность и скачать в Word.

Открыть Slidy