Короткий ответ: что входит в должностную инструкцию делопроизводителя

Инструкция состоит из общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и листа ознакомления. Обязанности строят по трём трудовым функциям профстандарта 07.002: работа с документами, текущее хранение и подготовка дел к архиву. Утверждает руководитель организации, нового работника знакомят с ней под подпись до подписания трудового договора.

Результат — документ Word под ваш документооборот.

В Slidy можно в инструменте «Инструкция» собрать текст по своим вводным: кому подчиняется делопроизводитель, какие документы проходят через него, есть ли система электронного документооборота и архив, и доработать его в браузере.

Раздел «Документы» в Slidy с инструментом «Инструкция»

Сделать должностную инструкцию делопроизводителя в Word

Сделать в Slidy

Как это делается: по шагам — должностная инструкция делопроизводителя в организации

В условном примере торговая компания на 40 человек работает без канцелярии, делопроизводитель подчиняется офис-менеджеру, письма приходят по почте и через систему электронного документооборота. Как оформить реквизиты должностной инструкции, описано в статье.

ТК РФст. 195.3, 68 ТК РФ, профстандарт 07.002
Что говорит закон
  • Требования к квалификации из профстандарта обязательны, если требования к этой работе установлены законом или иным нормативным актом, в остальных случаях это основа (ст. 195.3 ТК РФ).
  • С локальными актами, связанными с работой, знакомят под подпись до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
  • Профстандарт утверждён приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н, «Делопроизводитель» — функция B, уровень квалификации 5.
  • Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения сдают в архив не раньше чем через год и не позже чем через три года после завершения в делопроизводстве (п. 47 Правил, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).

Источник: ст. 195.3, ст. 68, № 333н, № 77.

Проверено: ноябрь 2026.### Шаг 1. Выберите основу: профстандарт 07.002 или квалификационный справочник

Приказ № 333н заменил приказ № 276н 2015 года. В функции B три трудовые функции: B/01.5 «Организация работы с документами», B/02.5 «Организация текущего хранения документов» и B/03.5 «Организация обработки дел для последующего хранения».

Профстандарт 07.002 и квалификационный справочник — что взять в инструкцию

Профстандарт 07.002 (приказ № 333н)Квалификационный справочник (постановление № 37)
Обязателен лиВ части требований, установленных законом (ст. 195.3 ТК РФ)Ориентир
ОбразованиеСПО (специалисты среднего звена) или непрофильное СПО и переподготовкаНачальное профессиональное (сейчас СПО для рабочих, служащих, п. 2 ч. 1 ст. 108 закона № 273-ФЗ) или среднее общее и спецподготовка
СтажНе требуетсяНе требуется
Что взятьТрудовые действия, требования к квалификации«Должен знать»

Проверено: ноябрь 2026, № 333н, № 37, № 273-ФЗ.

Совет

обязанности берите из профессионального стандарта.

Шаг 2. Опишите участок документооборота: входящие, исходящие, внутренние документы и СЭД

Выпишите, что приходит, кто ставит резолюцию, где регистрируют и кто следит за сроками. В примере резолюцию ставит директор, регистрация входящих и исходящих документов идёт в СЭД.

Участок документооборота — обязанность делопроизводителя — результат

УчастокОбязанность в инструкцииРезультат
ВходящиеПриём, регистрация, передача по резолюцииЗапись в журнале или СЭД
Исходящие документыПроверка оформления, регистрация, отправкаОтметка об отправке
ВнутренниеРегистрация приказов и служебных записокЕдиная база
Контроль исполненияСроки, напоминания, справки по документамСводка для руководителя

Для «секретаря-делопроизводителя» добавьте функцию A профстандарта (уровень 3).

Совет

начинайте каждую обязанность с глагола и указывайте, где фиксируется результат: «регистрирует в СЭД», а не «ведёт работу с документами».

Шаг 3. Добавьте номенклатуру дел и подготовку дел к архиву

Это функции B/02.5 и B/03.5. Из Правил № 77 возьмите четыре нормы: * формирование дел идёт по локальным актам, в государственных организациях — по Примерной инструкции № 44 (п. 7); * номенклатура дел — основа для формирования дел и описей дел, в СЭД её включают как справочник (п. 10); * до экспертизы ценности документов уничтожать их запрещено (п. 17); * документы со сроком хранения до 10 лет остаются в подразделении (п. 47).

Совет

если архива организации нет, впишите, кто принимает дела (в примере офис-менеджер).

Шаг 4. Заполните общие положения, права и ответственность делопроизводителя

Общие положения называют должность по штатному расписанию, руководителя и замещающего. Работник руководствуется локальными актами по делопроизводству, номенклатурой дел и ГОСТ Р 7.0.97-2025 (действует с 18.08.2025 вместо ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Права пишут под обязанности: запрашивать сведения для регистрации и контроля исполнения, возвращать неправильно оформленный документ, предлагать изменения в номенклатуру дел. Ответственность — ссылкой на трудовое законодательство, без штрафов.

Шаг 5. Утвердите инструкцию и ознакомьте делопроизводителя под подпись

Проект готовит непосредственный руководитель делопроизводителя или кадровик, утверждает руководитель организации грифом «УТВЕРЖДАЮ» или приказом. Нового работника знакомят до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Раздел 2 должностной инструкции

2. Должностные обязанности 2.1. Принимает почту и регистрирует входящие документы в СЭД в день поступления. 2.2. Передаёт документы директору, после резолюции — исполнителям. 2.3. Проверяет и регистрирует исходящие документы, отмечает в СЭД дату отправки. 2.4. Ведёт контроль исполнения документов, по понедельникам напоминает исполнителям о сроках. 2.5. Формирует дела по номенклатуре дел и выдаёт их работникам во временное пользование. 2.6. Составляет описи дел со сроком хранения свыше 10 лет и через 1–3 года после завершения в делопроизводстве передаёт их на хранение офис-менеджеру.

пример, данные условные

Совет

после перехода на СЭД обновите инструкцию и ознакомьте работника заново.

Готовый промпт: должностная инструкция делопроизводителя под свой документооборот

Замените поля в квадратных скобках своими данными, и получится текст по пяти разделам.

Описание задачи в окне «Инструкция» в Slidy
ГОТОВЫЙ ПРОМПТ

Составь должностную инструкцию делопроизводителя для [название организации, сфера, примерная численность]. Делопроизводитель подчиняется [должность], на время отсутствия его замещает [должность]. Через него проходят: входящие [письма по почте, электронная почта, документы из СЭД], исходящие [письма контрагентам, ответы на запросы], внутренние [приказы, служебные записки]. Документы регистрируют в [СЭД / журналах регистрации]. Контроль сроков исполнения: [да / нет, кто напоминает исполнителям]. Номенклатура дел: [есть / нужно составить], архив: [свой архив / ответственный работник / нет]. Требования к образованию: [как решил работодатель]. Структура: 1) общие положения; 2) должностные обязанности тремя блоками — работа с документами, текущее хранение, подготовка дел к архиву; 3) права, каждое под обязанность; 4) ответственность — ссылкой на трудовое законодательство, без штрафов и сумм; 5) заключительные положения с листом ознакомления и грифом «УТВЕРЖДАЮ». Обязанности пиши глаголами в третьем лице («принимает, регистрирует») и с указанием, где остаётся результат. Не указывай номера приказов и стандартов, если я их не дал, — ставь пометку [проверить норму]. В конце дай список мест, которые нужно сверить с порядком документооборота организации.

— Вставьте в Slidy или в любую нейросеть

ГДЕ РАБОТАЕТ ПРОМПТ
Slidy
ChatGPT
Claude
Gemini

В Slidy можно вставить этот промпт в инструмент «Инструкция», получить документ по разделам и поправить формулировки.

Должностная инструкция делопроизводителя с грифом «Утверждаю» в редакторе Slidy

Сделать должностную инструкцию делопроизводителя в Word

Попробовать

Что проверить:

  • обязанности совпадают с потоком документов;
  • нормы указаны в действующей редакции;
  • нет обязанностей без полномочий.

Что получается в итоге: было / стало

БЫЛО

«ведёт картотеку учёта прохождения документальных материалов», «руководствуется ГОСТ Р 7.0.97-2016», «уничтожает документы с истёкшим сроком хранения». Справочник 1998 года, недействующий стандарт, уничтожение без экспертизы.

СТАЛО

«регистрирует входящие документы в СЭД в день поступления и передаёт их исполнителям по резолюции руководителя», «оформляет документы по ГОСТ Р 7.0.97-2025 и локальной инструкции по делопроизводству», «готовит документы с истёкшим сроком хранения к экспертизе ценности и участвует в составлении акта».

Выполнение обязанностей из «Стало» видно по записям в СЭД и актам. Номер стандарта сервис не подставляет, а ставит пометку «[проверить норму]»: впишите его сами после проверки. Черновик утверждает руководитель.

Ограничения и частые ошибки в должностной инструкции делопроизводителя

Чек-лист перед утверждением
  • Ссылка на приказ № 276н или ГОСТ Р 7.0.97-2016. Оба не действуют.
  • Обязанности из справочника, без СЭД, хотя компания в ней работает.
  • «Уничтожает документы» без экспертизы ценности и акта (п. 17 и 31 Правил № 77).
  • Звонки и посетители в обязанностях делопроизводителя. Сверьте название должности.
  • Профстандарт назван обязательным без оснований из ст. 195.3 ТК РФ.
  • Нет подписи об ознакомлении и даты.

Ограничение сервиса: нормы и порядок документооборота проверяет человек.

Что сделать прямо сейчас

  1. Выпишите входящие и исходящие документы и отметьте, где их регистрируют.
  2. Составьте проект инструкции по образцу обязанностей из шага 5.
  3. Утвердите проект у руководителя и ознакомьте делопроизводителя под подпись.

Сделать должностную инструкцию делопроизводителя в Word

В Slidy можно собрать инструкцию по своим вводным и скачать документ для доработки.

Открыть Slidy